Een bouwproject, herinrichting van een straat, nieuwbouwwijk of infrastructureel project staat nooit op zichzelf. Er wonen mensen, er zitten ondernemers, er rijden hulpdiensten en er zijn gemeenten, aannemers en andere organisaties bij betrokken. Iedereen kijkt vanuit zijn eigen belang naar een project.
En precies daar komt omgevingsmanagement om de hoek kijken.
Omgevingsmanagement draait om het goed organiseren van de relatie tussen een project en alles wat zich daaromheen bevindt. Het doel is om belangen vroegtijdig te herkennen, verwachtingen goed te managen en ervoor te zorgen dat mensen weten wat er gebeurt, waarom het gebeurt en wat dit voor hen betekent.
Kort gezegd: een omgevingsmanager vormt de verbindende schakel tussen project en omgeving.
Wat doet een omgevingsmanager?
Een omgevingsmanager kijkt niet alleen naar de technische planning van een project, maar vooral naar de impact daarvan op de omgeving.
Stel dat een aannemer gedurende enkele maanden werkzaamheden uitvoert in een woonwijk. Voor het projectteam draait het bijvoorbeeld om planning, bereikbaarheid, veiligheid en uitvoering. Voor een bewoner kunnen heel andere dingen belangrijk zijn. Kan ik mijn woning nog bereiken? Waar parkeer ik mijn auto? Hoeveel geluidsoverlast krijg ik? Kan de vuilniswagen nog bij mijn straat komen?
Een ondernemer wil misschien vooral weten of zijn winkel bereikbaar blijft, terwijl een gemeente kijkt naar verkeersveiligheid en een hulpdienst altijd toegang moet kunnen houden.
Al deze belangen komen samen rondom hetzelfde project.
De omgevingsmanager zorgt ervoor dat deze belangen in beeld zijn en waar mogelijk worden meegenomen in de voorbereiding en uitvoering.
Dat betekent in de praktijk bijvoorbeeld:
- stakeholders en belangen in kaart brengen;
- bewoners en ondernemers tijdig informeren;
- participatie organiseren;
- bewonersavonden begeleiden;
- afstemmen met gemeenten, aannemers en hulpdiensten;
- vragen en klachten behandelen;
- signalen uit de omgeving terugbrengen naar het projectteam;
- afspraken vastleggen en opvolgen.
Omgevingsmanagement is daarmee veel meer dan alleen communicatie. Het gaat juist om de wisselwerking tussen wat er buiten speelt en wat er binnen het project gebeurt.
Waarom is omgevingsmanagement nodig?
Werkzaamheden hebben bijna altijd invloed op hun omgeving.
Een weg wordt tijdelijk afgesloten. Bouwverkeer rijdt door een woonwijk. Bewoners krijgen te maken met geluid. Parkeerplaatsen verdwijnen tijdelijk. Een ondernemer is minder goed bereikbaar of omwonenden maken zich zorgen over het uiteindelijke ontwerp.
Wanneer mensen pas horen wat er gebeurt op het moment dat de graafmachine voor hun deur staat, ontstaat al snel frustratie.
Niet per se omdat mensen tegen het project zijn, maar omdat ze zich overvallen of niet gehoord voelen.
Goed omgevingsmanagement probeert dat te voorkomen.
Door vroeg met de omgeving in gesprek te gaan, ontstaat inzicht in wat er leeft. Soms komen daar aandachtspunten uit naar voren waar een projectteam zelf nog niet aan had gedacht. Een kleine wijziging in planning, routing of communicatie kan vervolgens een groot verschil maken voor bewoners of ondernemers.
Dat betekent niet dat iedereen altijd zijn zin kan krijgen. Dat is ook niet het doel.
Het gaat erom dat belangen serieus worden genomen, keuzes worden uitgelegd en mensen weten waar ze aan toe zijn.
Omgevingsmanagement begint al vóór de werkzaamheden
Een veelgemaakte fout is om pas over communicatie met de omgeving na te denken wanneer een project daadwerkelijk begint.
Maar juist in de voorbereiding is veel winst te behalen.
Wie wonen er rondom het projectgebied? Welke bedrijven zijn afhankelijk van de bereikbaarheid? Zijn er scholen, zorginstellingen of evenementen in de buurt? Welke routes gebruiken hulpdiensten? Zijn er bewonersgroepen of andere partijen die veel invloed hebben op het project?
Door deze vragen vooraf te beantwoorden ontstaat een goed beeld van het speelveld.
Van daaruit kan worden bepaald wie op welk moment betrokken of geïnformeerd moet worden.
De ene stakeholder heeft voldoende aan een bewonersbrief. Met een andere partij is persoonlijk overleg nodig. En bij plannen die veel impact hebben kan een uitgebreid participatietraject verstandig zijn.
Omgevingsmanagement is daarom geen standaard draaiboek. Iedere omgeving en ieder project vraagt om een andere aanpak.
Communicatie is belangrijk, maar luisteren minstens zo belangrijk
Een bewonersbrief versturen is relatief eenvoudig.
Goede omgevingscommunicatie gaat een stap verder.
Bewoners willen niet alleen horen dát een weg wordt afgesloten, maar bijvoorbeeld ook waarom, hoe lang de werkzaamheden duren, hoe hun woning bereikbaar blijft en waar ze terechtkunnen als er iets misgaat.
Daarom moet informatie helder, tijdig en begrijpelijk zijn.
Maar communicatie is geen eenrichtingsverkeer.
De omgeving beschikt namelijk ook over waardevolle informatie.
Een bewoner weet bijvoorbeeld dat iedere ochtend een taxibusje een buurman met beperkte mobiliteit ophaalt. Een ondernemer weet wanneer zijn belangrijkste leveringen plaatsvinden. Een school weet op welke momenten honderden kinderen tegelijkertijd de straat oversteken.
Dat soort informatie kan belangrijk zijn voor de uitvoering van een project.
Een goede omgevingsmanager haalt deze informatie op en zorgt ervoor dat relevante signalen bij het projectteam terechtkomen.
Wat is het verschil tussen participatie en omgevingsmanagement?
Participatie en omgevingsmanagement worden regelmatig door elkaar gebruikt, maar betekenen niet precies hetzelfde.
Participatie is onderdeel van omgevingsmanagement.
Bij participatie worden bewoners en andere belanghebbenden actief betrokken bij de ontwikkeling van plannen. Bijvoorbeeld door tijdens een bijeenkomst samen naar een ontwerp te kijken, wensen op te halen of verschillende scenario’s te bespreken.
Omgevingsmanagement is breder.
Het omvat het volledige proces rondom de relatie tussen project en omgeving. Van stakeholderanalyse en participatie tot communicatie tijdens de uitvoering, bewonersavonden en klachtenmanagement.
Een participatietraject kan op een bepaald moment eindigen. Omgevingsmanagement loopt vaak gedurende een groot deel van het project door.
En wat als er toch klachten ontstaan?
Ook met een goede voorbereiding is overlast niet altijd te voorkomen.
Bouwen maakt geluid. Wegen moeten soms worden afgesloten en werkzaamheden lopen soms anders dan gepland.
Juist op die momenten is het belangrijk dat bewoners weten waar ze terechtkunnen.
Een klacht hoeft namelijk niet direct een conflict te zijn.
Vaak wil iemand vooral gehoord worden en begrijpen waarom iets gebeurt. Door snel te reageren, goed te luisteren en duidelijk terug te koppelen wat wel en niet mogelijk is, kan veel irritatie worden weggenomen.
Daarom is klachtenmanagement een belangrijk onderdeel van omgevingsmanagement.
Signalen uit de omgeving zijn bovendien waardevol voor het projectteam. Als meerdere bewoners dezelfde vraag stellen, kan dat bijvoorbeeld betekenen dat eerdere communicatie niet duidelijk genoeg was.
Een klacht is daarmee soms ook gewoon waardevolle feedback.
Wat levert goed omgevingsmanagement op?
Goed omgevingsmanagement zorgt niet automatisch voor een project zonder weerstand of klachten.
Dat zou ook niet realistisch zijn.
Wel zorgt het ervoor dat mogelijke problemen eerder zichtbaar worden en partijen beter begrijpen wat er gebeurt.
Dat kan leiden tot meer draagvlak, betere samenwerking, minder verrassingen tijdens de uitvoering en een prettiger verloop van het project.
Voor opdrachtgevers betekent het bovendien dat er iemand verantwoordelijk is voor alles wat er rondom het project speelt.
Terwijl projectleiders, uitvoerders en aannemers zich bezighouden met de uitvoering, bewaakt de omgevingsmanager de verbinding met bewoners, ondernemers, overheden en andere belanghebbenden.
Omgevingsmanagement draait uiteindelijk om mensen
Achter iedere woning zit een bewoner. Achter ieder bedrijf zit een ondernemer. En achter iedere organisatie zitten mensen met hun eigen verantwoordelijkheden en belangen.
Een project kan technisch uitstekend zijn voorbereid, maar als de omgeving niet wordt meegenomen kan er alsnog veel onrust ontstaan.
Daarom geloven wij dat goed omgevingsmanagement begint bij aandacht.
Aandacht voor het project, maar minstens zoveel aandacht voor de mensen die ermee te maken krijgen.
De OmgevingsHub is de verbindende schakel tussen project en omgeving. We ondersteunen opdrachtgevers bij onder andere omgevingscommunicatie, participatie, stakeholdermanagement, bewonersavonden en klachtenmanagement.
Zo werken we samen aan projecten waarin ruimte is voor zowel het projectbelang als de mens achter de voordeur.
